Det er ikke altid en nem disciplin at mestre kontraktstyringen i virksomheden – og meget kan gå galt, såsom ukendte forpligtelser, opsigelser, at nogen overser en vigtig dato eller utilsigtet bryder kontrakten. Derfor får du her nogle råd til, hvordan du håndterer kontraktstyring med M-Files.
-
Scoping. Det er vigtigt at du får gjort klart, hvad du ønsker at bruge kontraktstyringen til. Skal det for eksempel primært benyttes til rapportering eller til dokumentation? Og skal kontraktsystemet integreres med andre systemer?
-
Organisation. Det er også vigtigt, at du sørger for at justere organisationen på en måde, hvor den understøtter processen for håndtering og styring af kontrakter. På denne måde vil du kunne opnå et fuldt udbytte af kontraktstyringen.
-
Læring. Mange virksomheder bruger ofte en del ressourcer for at forhandle kontrakter. Dog er der få ressourcer forbundet med, efterfølgende at indsamle erfaringer fra hele forløbet omkring kontrakten. Hvis du sørger for at have mere fokus på at sikre disse erfaringer fra virksomheden vedrørende den pågældende kontrakt, samt håndteringen af denne kontrakt, vil det fremover være lettere at forhandle en kontrakt, som er bedre næste gang.
-
Disciplin. Det kræver disciplin at kunne opretholde et velfungerende kontraktsystem. Desuden hænger et godt kontraktsystem sammen med den information, som man sørger for at tilføre det. På denne måde kan det være gavnligt at vide, at hvis systemet ikke får tilført den information, som der i denne forbindelse er behov for, vil du ikke kunne forlige dig på systemet.
-
Tid. Rigtig mange virksomheder har den opfattelse, at det ganske enkelt er for sent at skulle til at implementere kontraktstyring, samt at det slet ikke vil kunne være muligt at indhente det forsømte. Dette er – heldigvis – en fejlagtig opfattelse. Det er nemlig muligt at blive bragt up-to-date, og implementeringen af et kontraktstyringssystem vil kunne foregå sideløbende med virksomhedens daglige drift, sådan at der ikke går for mange ressourcer til spilde.
